Je kalender koppelen: hoe iCal werkt en waar het in de praktijk misgaat

Wat een koppeling wel en niet doet

Een iCal-adres is een bestandje dat een verhuursite voor jou klaarzet. Daarin staat welke periodes bezet zijn. Wij vragen dat bestandje regelmatig op en blokkeren die nachten in onze kalender, zodat een gast bij ons geen datum kan aanvragen die elders al geboekt is.

Wat er NIET in staat is even belangrijk. Een iCal-bestand draagt geen namen, geen bedragen en geen contactgegevens. Het zegt alleen: deze nachten zijn weg. Wie op een andere site boekte, blijft dus een klant van die site, en jij ziet die boeking bij ons niet terug.

En het werkt per richting. Een koppeling van Booking naar ons betekent niet dat een boeking bij ons ook bij Booking dichtgaat. Daarvoor heb je een tweede koppeling nodig, de andere kant op, en die moet je op die andere site instellen met het adres dat wij je geven.

Bij ons staan vandaag 107 van de 222 online woningen met zo'n koppeling. 59 verhuurders geven uitdrukkelijk aan dat ze er geen hebben en hun kalender met de hand bijhouden. Die 107 koppelingen leveren samen 21.565 geblokkeerde nachten op, naast 6.339 nachten die iemand zelf dichtzette.

Welke systemen we in de praktijk zien

De koppelingen bij ons komen uit tien verschillende systemen. Dat is een breder beeld dan de meeste verhuurders zelf hebben, en het verklaart waarom een probleem bij de ene aanbieder er anders uitziet dan bij de andere.

De grootste groepen zijn MyTourist met twaalf koppelingen, Huurkalender en Smoobu elk met elf, Elloha met tien, en Airbnb met vijftien als je de Franse en Belgische adressen samentelt. Daarna volgen Cubilis met zeven, Booking met zeven, Lodgify met vier en Gîtes de Wallonie met vier.

Dat spreidt het risico niet zoals je zou denken. De problemen hieronder zijn niet gelijk verdeeld over die tien: ze hangen samen met hoe een aanbieder zijn adres opbouwt, hoe lang dat adres geldig blijft, en of hij een import weigert die er in zijn ogen verkeerd uitziet.

Wat we hier niet doen is een aanbieder aanraden. Wij koppelen met alle tien en hebben geen belang bij welke je kiest. Wat we wel aanraden: maak de koppeling aan bij je aanbieder zelf in plaats van een adres te hergebruiken dat je ooit uit een mail kopieerde. Dat laatste kan intussen vervallen zijn zonder dat het eraan te zien is.

De vijf manieren waarop een kalender stilvalt

De eerste is een adres dat vervalt. Booking geeft een adres met een token erin, en dat token kan ongeldig worden. Bij één woning antwoordde het Booking-adres met een foutmelding in plaats van een agenda. Gevolg: haar boekingen bij Booking blokkeerden bij ons niets, en een gast kon een al geboekte week aanvragen.

De tweede is een lus. Wij geven jouw kalender ook door, zodat andere sites onze boekingen zien. Zet je dat adres per ongeluk terug als bron bij jezelf, dan leest onze kalender zijn eigen uitvoer. Bij één woning gebeurde dat, en dan gaat het niet meteen stuk maar drijft het langzaam af.

De derde is een aanbieder die plots veel minder doorgeeft. Bij één woning viel de feed terug tot één afspraak, terwijl er 95 nachten geblokkeerd stonden. Wij hielden die oude blokkades vast in plaats van ze te wissen. Dat is met opzet, want een lege feed door een storing zou anders in één keer een half jaar openzetten. Maar het betekent ook dat een kalender bevroren kan raken.

De vierde is een adres dat de andere site weigert. Airbnb aanvaardt geen adres dat niet op punt-ics eindigt. Onze exportlink deed dat in één vorm niet, en dan weigert Airbnb hem zonder verdere uitleg. De vijfde is subtieler: bij een woning die zowel als geheel als per kamer verhuurd wordt, kan de ene advertentie open staan en de andere dicht, en wij volgen er maar één van.

Hoe je merkt dat het misgaat

Het vervelende aan een stilgevallen kalender is dat er niets gebeurt. Geen foutmelding, geen mail. Je woning blijft gewoon staan, alleen met een beschikbaarheid die niet meer klopt. Je merkt het pas wanneer iemand een periode aanvraagt die al bezet is, en dan is het gesprek al lastig.

Wij bewaken dat daarom aan onze kant. Er draait een controle die kijkt of elke koppeling nog werk levert in plaats van alleen of ze technisch antwoordt, en die slaat alarm zodra een woning te lang stilstaat. Dat onderscheid is niet theoretisch: een adres kan netjes antwoorden en toch een lege agenda teruggeven.

Wat je zelf kan doen kost twee minuten. Blokkeer een willekeurige nacht op de andere site en kijk de volgende dag of die nacht bij ons dicht staat. Wacht echt tot dan: onze sync loopt ongeveer om de zes uur, dus na één uur staat een werkende koppeling vaak nog open. Staat hij open, dan loopt de koppeling niet. Dat is een betere controle dan naar het adres kijken, want een adres dat er goed uitziet kan al lang vervallen zijn.

En als je twijfelt, vraag het gewoon. Wij zien aan onze kant wanneer een koppeling voor het laatst iets opleverde en wat ze precies teruggaf. Dat is sneller uitgezocht dan zelf zoeken in de instellingen van een systeem dat je misschien twee keer per jaar opent.

Veelgestelde vragen

Lees ook