Privacybeleid

1. Inleiding

Dit privacybeleid is van toepassing op de website vakantiewoningen-in-belgie.be (hierna "de website"). Wij respecteren de privacy van alle gebruikers van onze website en zorgen ervoor dat de persoonlijke informatie die u ons verstrekt vertrouwelijk wordt behandeld. Dit beleid is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij kunnen de volgende gegevens verzamelen wanneer u onze website bezoekt, een account aanmaakt of contact met ons opneemt:

• Contactgegevens die u vrijwillig verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer) wanneer u ons een bericht stuurt of een account aanmaakt
• Account- en facturatiegegevens van verhuurders: bedrijfsnaam, BTW-nummer, facturatieadres en persoonlijk adres (verplicht voor jaarlijkse facturatie van vermeldingen)
• Verificatiedocumenten van verhuurders (vrijwillig geüpload): verhuurvergunning, EPC-attest, aanslagbiljet onroerende voorheffing, notariële akte, recente nutsfactuur. Enkel gebruikt om de eigendoms- of beheerssituatie van het pand te verifiëren. Opgeslagen in een private cloud-opslag (Supabase Storage) met strikte toegangsbeperking, enkel ons admin-team heeft inzage. Automatische verwijdering na 90 dagen.
• Tarievenbladen van verhuurders (vrijwillig geüpload via "Prijzen importeren uit document"): worden tijdelijk verwerkt om prijzen te extraheren, niet permanent opgeslagen.
• Woninggegevens en foto's die verhuurders zelf toevoegen
• Technische gegevens zoals IP-adres, browsertype en besturingssysteem voor analytische doeleinden
• Een onleesbare afdruk van uw e-mailadres en IP-adres wanneer u een nieuw wachtwoord aanvraagt. Wij bewaren daar niet het adres zelf maar enkel een onomkeerbare afdruk ervan, die wij kunnen tellen maar waaruit niemand het adres kan afleiden. Dat dient enkel om te merken dat iemand die aanvraag misbruikt om mailboxen te bestoken.
• Cookies en vergelijkbare technologieën om de werking van de website te verbeteren

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Om te reageren op uw vragen of verzoeken
• Om de werking en het gebruiksgemak van onze website te verbeteren
• Om verhuurders toegang te geven tot hun dashboard
• Om anonieme statistieken bij te houden over het gebruik van de website
• Om misbruik van het aanvraagformulier voor een nieuw wachtwoord tegen te gaan

4. Delen met derden (subverwerkers)

Wij verkopen, verhandelen of verhuren uw persoonsgegevens niet aan derden voor commerciële doeleinden. Voor de werking van het platform werken wij wel met enkele technische subverwerkers, die contractueel gebonden zijn aan strikte gegevensbescherming (GDPR-conform).

• Supabase Inc., database en opslag van verificatiedocumenten (EU-regio Frankfurt)
• Vercel Inc., hosting van de website (globaal CDN met EU-primair)
• Anthropic Inc., AI-extractie van documenten (USA, met Standard Contractual Clauses)
• Resend, verzenden van transactionele e-mails (EU)
• Cloudflare R2, opslag van woningfoto's (globaal CDN)
• Google Maps Platform, geocoding van adressen (USA, met Standard Contractual Clauses)
• VIES (Europese Commissie), validatie van Belgische BTW-nummers (EU)

Voor doorgiftes buiten de Europese Economische Ruimte hanteren wij de Standard Contractual Clauses van de Europese Commissie. Deze derden mogen uw gegevens uitsluitend verwerken in opdracht van ons en voor de doelen waarvoor wij ze inschakelen.

5. AI-ondersteunde verwerking

Voor één specifieke functie maken we gebruik van een AI-dienst (Anthropic Claude) om documenten geautomatiseerd te lezen:

• Tarievenextractie (vrijwillig): wanneer een verhuurder zelf een tarievenblad uploadt via "Prijzen importeren uit document" om de prijzen automatisch te laten invullen op het dashboard, wordt dit document tijdelijk naar Anthropic gestuurd om de tarieven te lezen.

Anthropic gebruikt deze data niet voor het trainen van AI-modellen (volgens de Anthropic Privacy Policy en hun API Data Usage Policy). Documenten worden bij Anthropic niet permanent opgeslagen.

Deze verwerking gebeurt op basis van uitdrukkelijke toestemming van de verhuurder (door zelf een document te uploaden). U kan deze AI-verwerking weigeren door geen documenten te uploaden, handmatige invoer van prijzen blijft altijd mogelijk.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, conform het GDPR-principe van opslagbeperking (art. 5(1)(e)):

• Verificatiedocumenten: het bestand zelf wordt binnen 90 dagen na upload automatisch uit de cloud-opslag verwijderd, ongeacht goedkeuring of afwijzing. Tegelijk wissen we in onze database de bestandsnaam, de uit het document gelezen gegevens en de beoordelingsnotitie. Wat blijft staan is enkel het spoor van de beoordeling zelf: welk soort document het was, wanneer het beoordeeld werd en met welke uitkomst. Dat spoor bevat niets uit het document zelf en verantwoordt waarom een woning het geverifieerd-lint draagt.
• Aanvragen voor een nieuw wachtwoord: de onomkeerbare afdruk van adres en IP wordt na 7 dagen automatisch gewist.
• Account- en woninggegevens: zolang u een actief account heeft op het platform. Bij verzoek tot verwijdering (via een mail naar vakantiewoningeninbelgie@gmail.com) verwijderen wij de gegevens manueel binnen 30 dagen.
• Facturatiestukken en boekhoudkundige documenten: 7 jaar, wettelijke bewaartermijn volgens het Belgische Wetboek BTW (art. 60).
• E-mails en boekingsverzoeken: bewaard zolang nuttig voor ondersteuning of bewijsvoering bij geschillen, in lijn met het GDPR-principe van opslagbeperking. Op verzoek verwijderbaar voor zover er geen lopend geschil of wettelijke bewaarplicht bestaat.
• Cookies: zie ons cookiebeleid voor de specifieke termijnen.

U heeft te allen tijde het recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, zie sectie 9 over uw rechten.

7. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies om uw ervaring te verbeteren. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer worden opgeslagen. U kunt cookies uitschakelen via de instellingen van uw browser, maar dit kan de functionaliteit van de website beperken.

Daarnaast bewaren wij een onvoltooid formulier tijdelijk in de lokale opslag van uw eigen browser, zodat u niets kwijt bent als u de pagina herlaadt of per ongeluk sluit. Dat geldt voor het aanmeldformulier en voor het bewerken van uw woning. Die gegevens blijven op uw eigen toestel en worden niet naar ons verstuurd. Uw wachtwoord en uw akkoordverklaringen worden nooit op die manier bewaard. U wist ze zelf met de knop “Opnieuw beginnen” bij het herstelaanbod; verder verdwijnen ze zodra uw aanmelding of uw wijziging opgeslagen is, en uiterlijk zeven dagen later wanneer u het formulier opnieuw opent.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang. Alle gegevensoverdracht verloopt via versleutelde verbindingen (SSL/HTTPS). Bij een datalek informeren wij u zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 72 uur.

9. Uw rechten

Op grond van de AVG/GDPR heeft u het recht om:

• Inzage te vragen in uw persoonsgegevens
• Correctie of verwijdering van uw gegevens te verzoeken
• Bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens
• Een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

10. Contact

Heeft u vragen over ons privacybeleid of wilt u uw rechten uitoefenen? Neem dan contact met ons op via vakantiewoningeninbelgie@gmail.com.

11. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om dit privacybeleid te wijzigen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd. Wij raden u aan om dit beleid regelmatig te raadplegen.

Laatst bijgewerkt: mei 2026